As reuniões de sociedades são convocadas por carta registada com a antecedentes mínima de 15 dias podendo ser dispensada desde que os todos os sócios ou accionistas assim queiram.
O desenrolar da reunião é registada por escrito num livro de actas, podendo em casos extraordinários ser registado numa folha avulsa que depois a sua existência será registada no livro.
Requisitos das actas:
A acta começa com o tradicional termo de abertura aonde consta a identificação da firma (nome, capital, conservatória, NIF), lugar a data e a hora onde ocorreu a reunião.
Segue-se a lista dos sócios e respectivas quotas que estiveram presentes na assembleia que poderá ser feita por um anexo à acta quando a sociedade tenha que realizar lista de presenças.
Um sócio pode-se fazer representar directamente por cônjuge, ascendente ou descendente ou outro sócio ou outros caso esteja previsto no contracto de sociedade devendo para isso enviar uma carta ao presidente.
Segue-se se for caso disso a declaração de intenções do artigo 54 do código das sociedades comerciais que dá a hipótese de quando estiverem presentes ou representados todos os sócios e accionistas dispensar a convocatória se for o seu desejo de constituir uma assembleia-geral para decidir sobre uma ordem de trabalhos.
Segue-se a ordem do dia, que pode ser feita por menção à convocatória quando esta está anexa à acta.
Agora chegou altura de falar na constituição da mesa, se nas sociedades anónimas o presidente é eleito por deliberação nas sociedades por quotas se não constar do contracto social a presidência é exercida pelo sócio com maior quota ou mais velho.
Segue-se a lista dos documentos submetidos à assembleia e a lista das deliberações e resultados das votações, podendo ser requerido que o sentido das deliberações seja descrito.
Segue-se o tradicional termo de encerramento com a hora de fecho dos trabalhos e a terminar a acta está a assinatura dos presentes.
Caso um dos sócios presentes se recuse a assinar a acta deverá ser notificado judicialmente para que o faça em oito dias ou mais, decorrido esse prazo é considerada como válida se estiver assinada pelos detentores da maioria dos sócios, sem prejuízo das consequências no caso da acta seja falsa.
Lista de presenças
Quando a sociedade faz uma lista de presenças a mesma deve conter o nome e o domicílio dos accionistas presentes bem como a caracterização e o valor das acções, e a lista tem que ser rubricada por cada um dos accionistas.
Atenção: As quotas e acções próprias não confere direito de voto porque os mesmos estão suspensos.
Código das sociedades comerciais artigos:
63 - Actas requisitos
64 – Dispensa de convocatória
248 – Convocatória e mesa
249 – Lista de presenças e deliberações
382 – Lista de presenças
